A Deputación de Pontevedra achega o módulo que permite facturar telematicamente dende a súa sede electrónica

A Deputación de Pontevedra puxo en marcha o pasado 15 de xaneiro, dentro da súa Sede Electrónica, o módulo de Facturación Electrónica que permite ás empresas contratadas pola Deputación de Pontevedra facturar, asinar e cargar as facturas de xeito electrónico. A posta en marcha do servizo, sinala a institución, é un paso máis cara á prestación de servizos telemáticos, fomentando a eliminación do papel nos procedementos administrativos. As utilidades de Factura Electrónica creadas pola Deputación de Pontevedra permiten que as empresas creen e presenten de xeito telemático as súas facturas para importes superiores a 5.000 euros, obrigatorio a partires da primeira quincena de xaneiro, aínda que tamén pódense presentar as facturas menores deste importe.
Para usar este servizo de facturación electrónica, as empresas só precisan dun ordenador con conexión a Internet e o seu certificado dixital de empresa, identificándose na plataforma web, pola súa banda os autónomos poden utilizar o seu DNI electrónico. O novo módulo posto en marcha polo Servizo de Novas Tecnoloxías na sede electrónica da Deputación de Pontevedra, cara ás empresas contratadas pola institución provincial, permite a introdución de facturas de dúas formas diferentes: cubrindo de maneira manual os datos a través duns formularios específicos ou ben cargando as súas facturas desde ficheiros xerados con outras ferramentas, en formato electrónico Factura-e 3.2.
Vantaxes que ofrece o novo sistema
Segundo sinala a Deputación, as ferramentas de Facturación Electrónica das que está dotado este novo módulo teñen “unha gran vantaxe fronte a outras plataformas”, xa que se integra coa plataforma de xestión de expedientes eDepo, “o que permite que as facturas enviadas se rexistren automaticamente e se tramiten e contabilicen sen necesidade de mecanizar os datos da propia factura, conseguindo así dispoñer dun procedemento integramente electrónico”.
Outra das vantaxes da ferramenta de Factura Electrónica é que reduce a carga de traballo nos rexistros e nos servizos desta institución xa que non se teñen que introducir manualmente os datos das facturas. “O sistema conseguirá unha notable redución da carga administrativa e, por conseguinte, do tempo de tramitación e pagamento das facturas”, engade a Deputación.
O xefe de Servizo de Novas Tecnoloxías da Deputación de Pontevedra Amancio Varela explicaba que estas vantaxes reafirman a aposta do goberno provincial no uso das novas tecnoloxías como medio para mellorar a eficiencia e eficacia da administración e na redución de custos. Neste sentido, lembrou que, a través do Centro Provincial de Asesoramento Empresarial 2.0 (CPAE 2.0), os asesores especializados no uso das TIC están ofrecendo obradoiros para as empresas, PEME e autónomos, formando aos empresarios nestes novos procedementos telemáticos en cada un dos seis puntos CPAE 2.0 localizados nas cabeceiras comarcais da provincia. Tal como indican desde a Deputación, o gran número de asistentes que hasta o momento acudiron a estes obradoiros de Factura Electrónica, déronlle á plataforma e aos propios obradoiros impartidos en Lalín, O Porriño, Ponteareas, Pontevedra e Vigo unha valoración moi positiva, cunha nota media de 4 sobre 5.
Funcionalidades do sistema
Cómpre subliñar que o sistema posto en marcha por la Deputación permite ás empresas levar a cabo todo o procedemento administrativo para a facturación dos seus produtos ou servizos có órgano provincial. Este é un dos puntos mais destacados polas empresas tras ver e probar a ferramenta posta a súa disposición nos obradoiros, que estanse a celebrar nos puntos do Centro Provincial de Asesoramento Empresarial 2.0 (CPAE 2.0).

Esquema da arquitectura da sede electrónica e o módulo de Facturación Electrónica da Deputación Electrónica integrada con @firma e a TS@

O proceso comeza coa identificación no portal da persoa ou empresa a través das dúas formas que se facilitan, os autónomos a través do seu DNI electrónico e as empresas co seu certificado electrónico de empresa emitido pola Fábrica Nacional de Moeda e Timbre. Unha vez identificado na plataforma, o sistema recoñece ó usuario e lle ofrece toda información e a documentación que ata o momento teña coa Deputación de Pontevedra.
Como se dixo, a plataforma permite crear as propias facturas electrónicas sen ter que depender de ferramentas externas, o que viría a facilitar o traballo das empresas. Para xerar a factura, en primeiro lugar solicítanse os datos xerais da factura, como por exemplo o número de factura, o período de facturación e o servizo ó que se factura. Así como tamén pódese especificar a persoa destinataria da factura dentro de propia Deputación, có obxectivo de acelerar o proceso.
Ao empregarse una identificación electrónica no momento de creación da factura, o sistema recupera os datos principais do emisor desde os propios certificados, datos como o nome do emisor da factura ou seu NIF. Unha vez enchida a cabeceira da factura, no seguinte paso dánse de alta as diferentes liñas da factura con todos os detalles precisos, inclusive cos impostos repercutidos e retidos, así como tamén o albará correspondente do que provén a factura. A través do sistema de facturación electrónica é posible achegar arquivos á factura con outro tipo de documentación. No momento de realizar o envío da factura, o sistema realiza a sinatura dixital da mesma a través do certificado electrónico da empresa emisora da factura. “Desta forma garántese a súa autenticidade ante posibles alteracións que poidan realizarse sobre o contido da mesma”, sinala a Deputación.
Trala sinatura da factura, esta queda emitida e dirixida ao servizo corresponde e desde ese momento a empresa ten a posibilidade de facer un seguimento do estado no que se atopa cada unha das facturas emitidas. Para a xestión das facturas emitidas o módulo de Factura electrónica da Deputación de Pontevedra conta con unha utilidade de procura de facturas por multitude de criterios e unha vez localizada, os usuarios poden descargar esta factura en formato XML, en PDF ou tamén en formato PDF 147, cos correspondentes códigos bidimensionais.
O módulo de factura electrónica permite tamén cargar na plataforma unha factura electrónica xerada noutra ferramenta sempre que cumpra cos requisitos é dicir, ten que ser un arquivo en formato Facturae 3.2 e por suposto a Deputación terá que aparecer como receptor da mesma. Unha vez subida e validada na plataforma o sistema presenta os datos da factura no formulario de creación de facturas anteriormente descrito continuando a partir deste punto co proceso de envío da mesma forma que no caso da introdución manual.
Unha vez completado o proceso de envío, independentemente do procedemento utilizado para a remisión da factura, o sistema xera para o remitente un xustificante de remisión da factura asinado de xeito electrónico e cun selado de tempos que certifica o intre exacto no que a factura foi enviada e os datos básicos da mesma.
Co obxectivo de resolver todas as dubidas que os empresarios poidan ter relacionadas co proceso de remisión de facturas electrónicas, a Sede Electrónica da Deputación de Pontevedra conta cunha serie de apartados informativos que inclúen dende unha sección de FAQ (preguntas frecuentes) a información relativa as vantaxes da utilización da factura electrónica, referencias legais asociadas coa remisión de facturas electrónicas, etc. A maiores, o Centro de Atención ao Usuario (CAU) da Deputación realiza un soporte personalizado ás empresas que teñen problemas para a remisión de facturas electrónicas.
Plataforma tecnolóxica
O novo módulo de Facturación Electrónica dentro da Sede Electrónica da Deputación de Pontevedra susténtase nun conxunto de compoñentes de software e hardware que garanten unha tramitación integramente electrónica. Toda esta infraestrutura albérgase no CPD da Deputación de Pontevedra o que permite unha prestación do servizo en alta dispoñibilidade.
Este módulo de Facturación Electrónica está implantado sobre a plataforma de xestión de portais da Deputación de Pontevedra baseada na solución Liferay na versión 6.1. Ademais, para a realización das tarefas de asinado dixital úsase a plataforma @firma mentres que para o selado de tempo das facturas electrónicas emitidas emprégase a plataforma TS@.
Todo o proceso de tramitación das Facturas Electrónicas apoiase no xestor de expedientes eDepo implantado sobre o produto Cividas. Esta ferramenta permite realizar unha xestión integral e completamente telemática, dende a remisión da factura a través do portal, pasando polo rexistro da mesma no rexistro telemático da institución, a creación do correspondente expediente de xestión de facturas na plataforma e a tramitación electrónica do mesmo.
Tal como indica o presidente da Deputación de Pontevedra, Rafael Louzán, esta iniciativa forma parte, da estratexia que a Deputación está desenvolvendo desde o ano 2008, para situar á provincia de Pontevedra na primeira liña da Sociedade da Información, dotando ás empresas, de ferramentas que favorezan a súa produtividade e competitividade.